Neste artigo, vamos abordar o que é um evento corporativo, como planejar e organizar um de forma eficaz e as vantagens que ele pode trazer para sua empresa. Seja para promover uma marca, apresentar inovações ou celebrar conquistas, esses eventos têm se tornado cada vez mais comuns e importantes no ambiente empresarial. Se você está pensando em organizar um evento corporativo, este guia vai ajudar a garantir que tudo saia conforme o planejado.
O que é um evento corporativo?
Eventos corporativos são eventos baseados na interação de seus participantes e com foco exclusivo em objetivos profissionais, como estreitar relacionamentos, gerar conhecimento e, claro, promover mais interação e união entre os profissionais. O evento corporativo pode variar bastante em termos de formato, tamanho, e tipo de público. Podem ser uma simples reunião de negócios ou grandes conferências com centenas de participantes. O importante é que eles têm um papel estratégico dentro das ações de marketing, comunicação e recursos humanos de uma empresa.
Esse tipo de evento pode ter diversos objetivos, como:
- Fortalecer o relacionamento com clientes e parceiros;
- Apresentar novos produtos ou serviços;
- Treinar e desenvolver colaboradores;
- Promover a marca da empresa;
- Realizar lançamentos de produtos ou campanhas;
- Realizar confraternizações ou celebrações de conquistas.
Quais as vantagens de um evento corporativo?
O evento corporativo, justamente por ter esse caráter profissional, gera uma interação entre os colaboradores que acarreta em grandes benefícios para a empresa. Confira abaixo alguns deles:
Aumento no engajamento e produtividade
A interação promovida no evento corporativo é capaz de aumentar a produtividade e engajamento, pois, tendo mais proximidade uns com os outros, os colaboradores passam a pensar de forma mais coletiva. E, com pensamento coletivo, é mais fácil delegar tarefas, otimizar processos e manter os objetivos alinhados.
Melhora na comunicação interna
Eventos como treinamentos, por exemplo, tem uma capacidade muito maior de passar mensagens, atualizações e melhorar a comunicação interna. Quando a mensagem é transmitida de uma forma clara e mais agradável do que as inacabáveis reuniões, é mais fácil cada colaborador entender o que está sendo dito e o que deve ser feito.
Retém talentos
A rotatividade de pessoal é um problema recorrente no meio empresarial e um dos motivos para isso é a falta de união da equipe. Quando não se conhece ou não se tem uma boa relação com os colegas, qualquer oportunidade nova pode parecer melhor. Em contrapartida, quando os colaboradores têm uma boa comunicação e relações mais amigáveis, dificilmente vão buscar novas oportunidades e abandonar a posição atual.
Como organizar um evento corporativo?
Agora que você conhece os diferentes tipos de eventos corporativos, é hora de entender como planejar e organizar um evento de sucesso. Aqui está um guia passo a passo para garantir que o seu evento seja bem-sucedido:
1. Objetivo do evento corporativo
Antes de começar qualquer planejamento, é fundamental definir o objetivo do evento. Pergunte a si mesmo:
- Qual é a finalidade principal do evento?
- O que você espera alcançar?
- Quem é o público-alvo?
Com essas respostas em mente, você poderá moldar o evento de maneira mais eficaz e garantir que ele atenda às expectativas da empresa e do público. Por exemplo, se o objetivo for promover um produto, o evento será muito diferente de um evento voltado para treinamento de funcionários.
2. Estabeleça um orçamento
O orçamento é um dos principais determinantes para o sucesso de qualquer evento corporativo. Com um valor determinado, será possível tomar decisões mais assertivas sobre o espaço, fornecedores, número de convidados e outros aspectos essenciais. Lembre-se de que o orçamento deve incluir:
- Aluguel do espaço;
- Decoração e infraestrutura;
- Alimentação e bebidas;
- Materiais promocionais e brindes;
- Equipe de organização e suporte;
- Custos de transporte, segurança e estacionamento;
- Publicidade (se necessário).
Mantenha o orçamento flexível para imprevistos, mas sempre dentro dos limites estabelecidos.
3. Escolha o local do evento corporativo
O local do evento é um dos aspectos mais importantes a serem considerados. Ele deve ser acessível, confortável e adequado ao tipo de evento que você está organizando. Algumas dicas para escolher o local ideal:
- Acessibilidade: O espaço deve ser de fácil acesso para os convidados e ter transporte disponível, além de estacionamento adequado.
- Capacidade: Verifique se o local comporta o número de pessoas que você pretende convidar. É sempre bom contar com um número extra de vagas para imprevistos.
- Infraestrutura: O espaço precisa ter boa acústica, iluminação e tecnologia de suporte (como microfones e projetores). Além disso, a possibilidade de personalização do local é um fator importante para criar a atmosfera desejada para o evento.
- Ambiente adequado: O ambiente do local deve refletir o estilo e os objetivos do evento. Se for um evento corporativo formal, o local deve transmitir seriedade; se for um evento mais descontraído, como uma confraternização, um espaço mais informal pode ser a melhor opção.
4. Acompanhamento e Gestão no Dia do Evento
No dia do evento, a organização deve ser impecável. Certifique-se de que todos os fornecedores e a equipe de apoio saibam exatamente o que fazer e que o cronograma seja seguido rigorosamente. Lembre-se de que o papel da equipe organizadora é garantir que os imprevistos sejam solucionados rapidamente, sem afetar a experiência dos participantes.
- Equipe de apoio: Garanta que a equipe esteja bem treinada e saiba onde estão localizados todos os pontos essenciais (banheiros, pontos de alimentação, áreas de descanso, etc.).
- Controle de horário: Siga o cronograma do evento para que todos os momentos sejam realizados no tempo adequado.
- Tecnologia e comunicação: Se for necessário, tenha uma pessoa responsável pela tecnologia e pela comunicação com todos os envolvidos, como palestrantes, equipe de apoio e fornecedores.
5. Avaliação Pós-Evento
Após o evento, é importante avaliar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação com os participantes, feedback da equipe de organização e análise dos resultados atingidos.
A avaliação pós-evento ajuda a identificar pontos de melhoria para futuras edições e também a medir o impacto do evento na imagem da empresa e nos resultados obtidos.
Conclusão
Organizar um evento corporativo é uma excelente maneira de fortalecer a imagem da sua empresa, promover produtos, engajar clientes e parceiros, e até mesmo capacitar sua equipe. No entanto, para que tudo aconteça de forma eficaz, é necessário um bom planejamento, escolha do local certo, fornecedores de qualidade e estratégias de divulgação. Ao seguir essas dicas, você poderá garantir que seu evento corporativo seja bem-sucedido, criando uma experiência única para todos os participantes.Esses passos são simples e práticos, mas acredite, usando esses passos e um checklist, é muito mais simples organizar um evento corporativo de sucesso e promover a união entre sua equipe.