Montar um checklist para seu evento corporativo é a etapa principal para que a atividade se torne um verdadeiro sucesso.
Além disso, através dele é possível ter uma visão completa da ocasião, evitando assim imprevistos que possam acontecer e garantindo que nada relevante falte ao evento.
Afinal de contas, à medida que as tarefas forem sendo concluídas, basta que você as elimine e prossiga para a próxima.
Por essa razão, trazemos abaixo o que é indispensável no checklist para eventos corporativos. Confira!
Preparativos iniciais
Os preparativos iniciais são aqueles básicos da organização do evento corporativo, sendo as primeiras escolhas que você deve fazer.
Então, dentre eles é importante mencionar:
- Tema – é importante determinar qual será o tema central do evento corporativo;
- Objetivo – em seguida, deve-se escolher o objetivo, que vai nortear todas as ações do evento;
- Nome – o nome deve acordar com o tema e objetivo, sendo ele objetivo e claro;
- Público – é importante delimitar quem são as pessoas que você deseja alcançar;
- Quantidade de participantes – acerte quantas pessoas serão recebidas no evento;
- Equipe – não é possível fazer um evento corporativo sozinho, monte uma equipe e delegue tarefas.
Local e datas
Após os preparativos iniciais, a etapa seguinte do checklist para eventos corporativos é referente ao local e a data.
A recomendação é pesquisar bastante uma data antes de realmente fechar a programação, pois este detalhe é fator crucial para o sucesso do seu evento.
Inclusive, a dica é buscar um dia em que seja possível alcançar aquele público que você delimitou.
Para a escolha do local você deve montar um checklist de tudo que ele precisa ter para receber a ação, além disso, outros fatores devem ser analisados também, como:
- Ambiente é limpo, como é a iluminação, temperatura, se tem saída de emergência etc;
- Localização é de fácil acesso;
- Com todas as autorizações legais para funcionar;
- Valor dentro do orçamento.
Checklist para eventos corporativos: estruturação e monitoramento
Agora chegou à parte do monitoramento do evento, onde você precisa se atentar a alguns detalhes importantes, como:
- Financeiro – verba disponível, os custos, se há valores a receber e a pagar;
- Patrocínios – a depender do tipo de evento corporativo que você vai realizar, vale a pena buscar por apoio e colaboração de patrocinadores;
- Fornecedores – procure bem os fornecedores, aqui envolve os brindes, materiais para os participantes, buffet etc.
Programação do evento e demais detalhes
Não acabou ainda o checklist para seu evento corporativo, você ainda precisa montar a programação com antecedência, já que essa é uma ótima estratégia para evitar imprevistos.
Portanto, saiba quem serão os palestrantes, as atividades que serão realizadas e monte o cronograma do evento.
Ah, para prevenir possíveis impasses, outros detalhes ainda precisam ser acertados, especialmente referente as ferramentas a serem utilizadas, como:
- Recursos didáticos;
- Imagem;
- Som;
- Iluminação etc.
Divulgação
A etapa seguinte do checklist de um evento corporativo é com relação a divulgação. Então, nesta fase é válido citar a produção gráfica, com cartazes, faixas, dentre outros recursos que julgar necessário.
Dia do evento
Para finalizar, tenha estruturado também as atividades a serem realizadas no dia do evento, como:
- Recepção – confira se a recepção está atendendo bem os convidados e participantes e se o buffet já está providenciado, além de outros detalhes;
- Credenciamento – confira se o credenciamento é realizado corretamente e se a fila flui bem.
Ao seguir este checklist para eventos corporativos é possível minimizar os erros que são cometidos durante a preparação de atividades como essa.
No entanto, a melhor alternativa é contar sempre com quem entende do assunto, assim é possível ter um excelente evento corporativo e a prova de falhas.
Entre em contato conosco e garanta um evento de sucesso!
