A formatura é um dos momentos mais aguardados na vida acadêmica de qualquer pessoa. Ela simboliza a conquista de um objetivo importante e, por isso, deve ser comemorada com muita alegria e emoção. Para que essa celebração seja inesquecível, escolher o espaço para formatura certo é uma das decisões mais importantes. O local onde a cerimônia e a festa ocorrerão deve refletir a importância do evento, além de oferecer a infraestrutura adequada para comportar todos os convidados e garantir que a celebração seja confortável e memorável.
Se você está planejando uma formatura e ainda está em busca do espaço perfeito, este artigo vai te ajudar. Vamos dar dicas sobre o que considerar na hora de escolher o local, desde a definição do estilo de evento até a logística e os aspectos práticos. Confira!
Espaço para formatura: defina o estilo do evento
Antes de procurar um espaço para formatura, é essencial definir o estilo do evento. O tipo de formatura (ensino médio, faculdade, pós-graduação, etc.) pode influenciar muito na escolha do local, bem como o perfil dos formandos e seus convidados. Por isso, a primeira pergunta que você deve fazer é: qual será o estilo da minha formatura?
- Formal ou Descontraída?: Se a ideia é uma celebração mais formal, o espaço para formatura talvez possa ser um salão de eventos tradicional, com estrutura de palco e cadeiras dispostas de maneira ordenada. Por outro lado, se a formatura tiver um tom mais descontraído, com música ao vivo ou DJ e mesas dispostas de forma mais casual, espaços como espaços de eventos mais informais, como um restaurante, clube ou até mesmo um espaço ao ar livre podem ser opções interessantes.
- Tema da Formatura: Se houver um tema definido para o evento, o espaço para formatura deve acompanhar essa proposta. Por exemplo, se a formatura for temática, com elementos que remetam a determinado estilo (como uma festa de formatura vintage ou futurista), o espaço precisa ser adequado para comportar essa proposta.
- Cerimônia e Festa no Mesmo Local ou Separados?: Algumas turmas preferem realizar a cerimônia de formatura em um local separado da festa, como uma igreja ou auditório, e depois fazer a comemoração em um salão de festas. Outras preferem combinar tudo em um único espaço. A decisão sobre esse aspecto também pode influenciar a escolha do local.
Considere a localização e acessibilidade na hora da escolha do espaço para formatura
A localização do espaço para a formatura é um dos fatores mais importantes na hora da escolha. O local deve ser acessível para a maioria dos convidados, considerando tanto a facilidade de transporte quanto a segurança da região.
- Proximidade com os convidados: Escolher um local central e de fácil acesso pode facilitar a chegada dos convidados, especialmente aqueles que não moram na cidade ou que têm dificuldades de locomoção. O ideal é escolher um local que seja de fácil acesso por transporte público, tenha estacionamento disponível e seja seguro.
- Facilidade de transporte e estacionamento: Certifique-se de que o local ofereça estacionamento amplo ou que haja opções de estacionamento nas proximidades. Além disso, se muitos convidados não tiverem carro, verifique se há opções de transporte público nas redondezas, como metrô ou ônibus.
- Acessibilidade para pessoas com deficiência: Não se esqueça de garantir que o espaço para formatura seja acessível a pessoas com mobilidade reduzida, como cadeirantes, idosos ou pessoas com deficiência. O local deve ter rampas de acesso, banheiros adaptados e outros recursos para atender a essas necessidades.
Verifique a capacidade do espaço para formatura
O número de convidados é um dos fatores mais determinantes na escolha do espaço para formatura. O local precisa ser grande o suficiente para acomodar todos os participantes com conforto, mas também não pode ser excessivamente grande a ponto de parecer vazio. Por isso, é fundamental saber a capacidade de público do espaço.
- Estimativa de Convidados: Antes de sair procurando locais, faça uma lista preliminar com o número de convidados. Considere também o número de acompanhantes, professores e outros membros importantes que devem estar presentes. Isso ajudará a determinar o tamanho do espaço necessário.
- Espaço para Acomodações Especiais: Certifique-se de que o local escolhido tenha área suficiente para acomodar diferentes necessidades, como cadeiras confortáveis, mesas de apoio, espaço para o buffet e para a pista de dança, caso tenha. Avalie também o espaço para o palco ou área onde ocorrerá a cerimônia.
Infraestrutura do local para formatura
Além do espaço físico, é importante verificar a infraestrutura do local. Um bom espaço para formatura deve oferecer uma infraestrutura adequada para o tipo de evento que você está planejando. Isso inclui itens como iluminação, som, climatização e segurança.
- Iluminação e Som: Para um espaço para formatura, a iluminação e o sistema de som são fundamentais para criar o ambiente desejado. O espaço deve ter equipamentos adequados para garantir uma boa experiência para os convidados. Verifique se o local oferece serviços de sonorização e iluminação ou se você precisará contratar fornecedores externos para isso.
- Climatização: Certifique-se de que o local tenha controle de temperatura, seja por climatização ou ventilação adequada. Se o evento ocorrer ao ar livre, o clima pode ser imprevisível, então verifique se o local oferece opções de proteção contra chuva ou calor excessivo, como tendas ou ambientes fechados.
- Decoração: Alguns espaços oferecem decoração inclusa, enquanto outros deixam esse detalhe a cargo dos contratantes. Se a decoração for de sua responsabilidade, escolha um espaço que permita a personalização do ambiente, de acordo com o tema e estilo da formatura. Verifique também se o local possui mobiliário adequado ou se você precisará alugar mesas, cadeiras e outros itens.
- Segurança: A segurança é um ponto crucial. O local deve oferecer segurança durante todo o evento, com profissionais capacitados para garantir que tudo ocorra bem. Verifique também se o espaço tem saídas de emergência e está de acordo com as normas de segurança locais.
Pesquise sobre a reputação e experiência do espaço para formatura
Antes de fechar contrato com um espaço para formatura, pesquise sobre a reputação do local e verifique a experiência de outras pessoas que já utilizaram o espaço para eventos similares.
- Feedback de Outros Clientes: Para saber se a empresa é tão confiável quanto aparenta, basta passar um tempo nas redes sociais e em sites como o Reclame Aqui. É importante fazer uma boa pesquisa, conferir feedbacks e depoimentos de clientes anteriores, conferir o CNPJ e se a empresa está em dia com a justiça, há quanto tempo atuam, conferir as fotos de outras formaturas etc. Na internet, quando se trata de experiência com empresas, as pessoas tendem a ser bem sinceras. Se o serviço foi decepcionante, elas dirão e, caso tenham se surpreendido com a boa qualidade, farão uma boa propaganda.
- Visita ao Local: A visita é importante por alguns fatores. Durante a visita ao espaço para formatura, é possível ter noção das dimensões do espaço, conferir todos os salões disponíveis e, claro, verificar pessoalmente se o local é tudo o que aparenta e se há pessoal o bastante. Pode acontecer de, mesmo tendo um serviço de qualidade, a empresa não conte com uma equipe grande o bastante. Mas, antes de rejeitar a proposta, se informe sobre a disponibilidade de funcionários de outras unidades e se podem vir até sua cidade no dia da festa.
Verifique a disponibilidade e flexibilidade de datas
Certifique-se de que o local escolhido está disponível na data que você deseja. Como as datas de formatura geralmente seguem um calendário fixo, pode ser difícil encontrar um espaço livre, principalmente se a turma for grande ou a data for muito popular. Reserve o espaço com antecedência para garantir a data desejada.
Além disso, é importante que o local tenha flexibilidade quanto a mudanças no horário ou em outros detalhes. Caso algo imprevisto aconteça, é sempre bom contar com um espaço para formatura que ofereça essa margem de adaptação.
Considere o custo e o orçamento
Por fim, é fundamental que o espaço para formatura caiba no seu orçamento. Os preços variam bastante de acordo com o tipo de local, a localização, a capacidade e os serviços oferecidos. Por isso, antes de tomar uma decisão, faça uma pesquisa sobre os custos totais e o que está incluído no pacote. Lembre-se de que o preço do espaço pode variar de acordo com a temporada, por isso, se possível, tente negociar um bom valor com o proprietário.
Além do aluguel do espaço, também considere outros custos, como a contratação de fornecedores, decoração, buffet e transporte. Tudo deve ser levado em conta na hora de fechar o orçamento final.
Conclusão
Sua formatura é um evento aguardado por anos e, depois de tanta dedicação, tanto esforço e empenho, é preciso uma comemoração à altura dessa vitória e desse novo ciclo em suas vidas. Para realizar esse sonho, conte com quem tem experiência na área e comprometimento para entregar uma formatura melhor que o planejado. Contamos com espaço para formatura exclusivos para eventos em Santa Catarina, cada um com suas características próprias, que os tornam únicos e perfeitos para uma festa desse porte.
